Inventoinnin / inventaarion kehittäminen

Inventoinnin tehokas optimointi perustuu siihen, että tiedonkeruu on systemaattista, työntekijöille hankitaan oikeat välineet ja inventointi otetaan tavaksi sen sijaan, että se olisi pelkkä velvollisuus. Kustannustehokkaan inventoinnin periaate on yksinkertainen, mutta sen toteuttaminen käytännössä voi olla hankalaa, jos välineet eivät ole kunnossa. Inventoinnin tavoitteena on parantaa varastonhallintaa ja vähentää kustannuksia.

Inventoinnin optimointi digitalisaatiolla

Inventoinnin digitalisaatio tehostaa inventointiprosessia. Inventoinnin kehittämisessä voidaan hyödyntää mobiileja työvälineitä varastonhallintajärjestelmän (WMS) tai toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) tukena.

Inventoinnin tehostaminen mobiilien työkalujen avulla

Toimivat työkalut ovat avain onnistuneeseen inventaarioon. Ei ole nykypäivää, jos varaston sisältö pitää kirjata paperille ja sieltä käsin syöttämällä pääjärjestelmään tai exceliin. Ei ole myöskään tarkoituksenmukaista kantaa varastoon läppäriä, jolla tapahtumat naputellaan muistiin. 

Kun kirjaukset tehdään käsipäätteellä tai puhelimella, on tekijällä paremmat mahdollisuudet liikkua, laskea ja tarkistaa, mitä varastossa oikeasti on. Sen sijaan, että tekijä kirjoittaisi saldoja vihkoon, voidaan kirjaukset tehdä puhelimen skannerin avulla helposti ja vaivattomasti.

Nykyaikaisissa puhelimissa on pääsääntöisesti niin hyvät kamerat, että niillä on helppoa ja vaivatonta lukea hyllynreunaan tai itse tuotteeseen sijoitettu viivakoodi. 

Lisäksi hyvin tehdyllä tiedonkeruuohjelmalla voidaan koodien sisältö tarkistaa ja tallettaa tieto vain, mikäli se todetaan muodoltaan ja sisällöltään oikeaksi. Ohjelmassa on hyvä määritellä esimerkiksi se, millainen viivakoodityyppi on käytössä. Lisäksi on hyvä määritellä mitä koodit tarkoittavat, eli millainen selkokielinen nimi niille on olemassa. Kun nimi näytetään käyttäjälle, on helppoa varmistaa, että luettu koodi kuuluu juuri sille tuotteelle, jonka saldoja ollaan tallentamassa.

Hyvä ohjelmisto on selkeä ja helppokäyttöinen. Ohjelman pitää toimia niin, ettei käyttäjän tarvitse miettiä, miten ohjelmaa pitäisi käyttää.

Ohjelmasta pitää nähdä, mitä tietoja käyttäjä on jo syöttänyt ja mitä käyttäjän tulisi syöttää seuraavaksi. Tallennettujen tapahtumien selaus ja editointi pitää olla selkeää. Lisäksi ohjelman pitää ottaa huomioon tilanteet, joissa samaa tavaraa löytyy useammalta paikalta. Tapauksesta riippuen ohjelman tulee kirjata nämä tiedot eri riveille, tai vaihtoehtoisesti lisätä nyt kirjatut määrät aiempaan saldon. 

Hyvässä ohjelmassa voidaan määritellä, miten eri tilanteissa toimitaan. 

Erilaisia tapoja inventoida

Joissain tilanteissa inventoijalle on oleellista tietää, kuinka paljon tuotteita tulisi olla varastossa. Näissä tapauksissa ohjelman tulisi näyttää käyttäjälle tieto sitä, miten monta kappaletta kyseistä nimikettä tulisi varastosta löytyä. Vastaavasti joissain tilanteissa käyttäjän on parasta kirjata tiedot ilman tietoa siitä, miten paljon mitäkin asiaa pitäisi löytyä.

Hyvä ohjelmisto tukee useampia mahdollisuuksia saldojen kirjaukseen ja näyttämiseen.

Vertaile eri inventointimenetelmiä täällä.

Inventoinnin jatkuva kehittäminen

Inventoinnin optimointi voi olla iteratiivinen prosessi. Ensimmäisessä vaiheessa voi olla järkevää hankkia puhelimissa toimiva skanneri ja hyvä ohjelma, jolla asiat saadaan kirjattua perusmuodossaan. Kun varasto on kerran inventoitu kunnolla, voidaan inventointia optimoida lisää sekä kehittämällä prosesseja että käytettäviä digitaalisia työvälineitä.

Kun käytettävät ohjelmistot ovat helposti muokattavia ja muuttuviin tarpeisiin vastaavia, palvelee se parhaalla mahdollisella tavalla liiketoiminnan tarpeita.

Tarkistuksia, varmistuksia tai tarkempia tuotetietoja tulee voida lisätä todettujen tarpeiden mukaan.