Varastonhallinta on kriittinen osa yrityksen menestystä, mutta myös yksi vaikeimmista tehtävistä hallita tehokkaasti. Varsinkin inventointi voi tuntua vain kuluja aiheuttavana pakolliselta tehtävältä. Inventointi on kuitenkin olennainen osa yrityksen liiketoimintaa, ja sen merkitys ulottuu pidemmälle kuin pelkkään varaston arvon määrittämiseen tilinpäätöstä varten. Kun inventointi tehdään oikein, tehokkaasti ja oikeilla välineillä, hävikki vähenee ja oikeat saldot ovat yrityksen myynnin käytettävissä.
Inventoinnin tarkoituksena on varmistaa paikkansapitävät varastosaldot. Tällä on useita merkittäviä vaikutuksia yrityksen toimintaan:
Paikkansapitävät varastosaldot
Inventoinnin avulla yritysjohto ja myynti tietävät tarkasti, mitä varastossa on, mikä helpottaa myynnin ja resurssien hallintaa.
Raportointi ja tilinpäätös
”Vain kerättyä tietoa voi hyödyntää”
Paikkansapitävät varastosaldot ovat tietenkin ehdoton edellytys jo raportoinnin, ja tilinpäätöksen kannalta.
Varastojen optimointi
Inventoinnin avulla voidaan myös optimoida varastoja. Liian suuret varastot sitovat turhaan pääomaa, toisaalta alivarastointi aiheuttaa kuluja ja voi johtaa myynnin menetyksiin.
Toimitusketjun optimointi
Ei ole hyvä jos asiakkaat joutuvat odottamaan tuotteitaan pidempään kuin heille on luvattu.
Poikkeamien havaitseminen
Säännöllinen inventointi auttaa havaitsemaan ajoissa mahdolliset varkaudet, virheet tai muut poikkeamat.
Inventointimenetelmän valinta – erilaisia inventointitapoja
Inventointia voidaan toteuttaa monin eri tavoin, ja valittu inventointityyppi riippuu usein yrityksen toimialasta, varaston koosta ja liiketoimintamallista. Tässä yleisimpiä inventointitapoja, niiden hyviä ja huonoja puolia sekä esimerkkejä siitä, miten niitä voidaan käyttää Varastomatin kanssa.
Inventointitavasta riippumatta inventoinnin digitalisaatio tehostaa inventointiprosessia. Mobiilisovelluksella tehtävä tiedonkeruu vähentää virheitä inventoinnin aikana, ja tiedot siirtyvät sujuvasti yrityksen pääjärjestelmiin.
Varastomatti on mobiili tiedonkeruusovellus, johon voidaan määritellä erilaisia inventointitoimintoja tarpeen mukaan. Jos CSV-muotoinen tiedonsiirto on riittävä, Varastomatin inventointisovellus voidaan ottaa käyttöön erittäin nopeasti, eikä käsipääteohjelmointia yleensä tarvita vaan konfigurointi riittää. Myös reaaliaikaiset integraatiot onnistuvat.
Varastomatilla onnistuvat:
- Vuosi-inventaariot (lue lisää)
- Kiertävä (jatkuva) inventointi (lue lisää)
- Sokkoinventaario (lue lisää)
- Osittainen inventointi (lue lisää)
- Näiden yhdistelmät (lue lisää)
Tai kysy lisää!
Vuosi-inventaario tai inventointi säännöllisin väliajoin
Vuosittainen inventointi on prosessi, jossa koko varasto käydään läpi ja kirjataan ylös kerran vuodessa.
+ Yksinkertainen ja helppo toteuttaa, erityisesti pienissä varastoissa
+ Antaa kokonaiskuvan varastotilanteesta kerran vuodessa
+ Voidaan yhdistää tilinpäätöksen laatimiseen, mikä helpottaa kirjanpitoa
− Voi aiheuttaa merkittäviä häiriöitä liiketoimintaan, koska varasto on yleensä suljettava inventoinnin ajaksi
− Poikkeamien havaitseminen saattaa kestää kauan
− Ei sovellu hyvin nopeasti muuttuvien tai suurten varastojen hallintaan
− Voi lisätä työvoiman tarvetta
Pienet vähittäisliikkeet tai paikalliset varastot käyttävät usein vuosittaista inventointia. Esimerkiksi pieni erikoisliike saattaa tehdä inventaarion kerran vuodessa tarkistaakseen varastotilanteensa ja tehdäkseen tarvittavat korjaukset. Kaupan puolella taas voidaan toteuttaa inventointi kerran kuussa, jolloin se tehdään nopeasti suuremman henkilökunnan voimin.
Vuosi-inventoinnit Varastomatilla
Varastomatti soveltuu erinomaisesti myös lisätyövoiman avulla tehtävä inventointeihin, koska se toimii jopa tavallisilla kuluttajatason laitteilla. Tällöin ei tarvita kalliita käsipäätteitä hyllylle pölyttymään muuksi ajaksi.
Kiertävä inventaario tai jatkuva inventointi
Jatkuva inventointi tarkoittaa, että varaston tiettyjä osia inventoidaan säännöllisesti pienissä erissä pitkin vuotta. Tämä mahdollistaa sen, että varaston kokonaisuus tulee inventoitua ajan myötä ilman tarvetta pysäyttää koko toimintaa.
+ Vähentää tarvetta inventoida koko varasto kerralla, mikä vähentää häiriöitä päivittäisessä toiminnassa
+ Parantaa varastotietojen tarkkuutta jatkuvan päivityksen ansiosta
+ Poikkemat voidaan havaita ja korjata nopeammin
− Edellyttää tehokasta järjestelmäintegraatiota ja huolellista suunnittelua
− Saattaa vaatia lisäresursseja ja koulutusta henkilöstölle
Tämä menetelmä sopii erityisen hyvin yrityksille, joissa varaston kierto on nopeaa ja tarkat varastosaldot ovat kriittisiä tehokkaalle toiminnalle.
Suurissa vähittäiskaupoissa, kuten päivittäistavaramyymälöissä, jatkuva inventointi on yleistä. Tämä johtuu siitä, että tuotteiden suuri vaihtuvuus ja määrät vaativat jatkuvaa seurantaa. Jatkuva inventointi auttaa varmistamaan, että hyllyillä on aina oikeat tuotteet, ja paljastaa varastotilanteiden äkilliset muutokset.
Kiertävä inventointi Varastomatilla
Varastomattia voidaan käyttää näissä tilanteissa kirjaamaan ylös saldot myös työntekijöiden henkilökohtaisilla työvälineillä ja tällöin välttämättä ei tarvita ammattitason käsipäätteitä.
Sokkoinventaario
Sokkoinventointi tarkoittaa inventointimenetelmää, jossa inventointia suorittava henkilö tai tiimi ei saa tietoonsa järjestelmän varastosaldoa etukäteen. Tavoitteena on tehdä täysin riippumaton tarkastus varaston tilanteesta ilman ennakko-oletuksia. Sokkoinventaariota voidaan käyttää myös kiertävän tai jatkuvan invetaarion osana.
+ Estää inventointituloksen manipuloimisen, koska inventoija ei tiedä etukäteen, mikä saldon pitäisi olla
+ Varmistaa objektiivisemman ja tarkemman inventoinnin tuloksen
+ Sopii hyvin varastotarkkuuden säännölliseen tarkistamiseen, erityisesti silloin, kun epäillään virheitä tai väärinkäytöksiä
− Voi olla hitaampi prosessi, koska inventoijan on kirjattava kaikki tuotteet ilman vertailukohtaa
− Vaatii enemmän aikaa ja resursseja, koska virheitä ei voi korjata inventoinnin aikana vaan vasta sen jälkeen
− Saattaa olla stressaava ja vaativa prosessi inventoinnin suorittajille
Sokkoinventointi on yleinen käytäntö esimerkiksi logistiikka- ja jakelukeskuksissa, joissa varaston tarkkuus on kriittistä. Erityisesti, jos epäillään, että aiemmat inventoinnit eivät ole olleet tarkkoja, sokkoinventointi voi olla tehokas tapa varmistaa, että varastotiedot vastaavat todellisuutta. Myös vähittäiskaupoissa, joissa on paljon käsin käsiteltäviä tuotteita, sokkoinventointia käytetään varmistamaan inventaarion riippumattomuus.
Sokkoinventointi Varastomatilla
Sokkoinventoinnissa oleellista on se, että henkilöstöllä on silmää varaston tilanteelle. Koska saldoja ei tiedetä, on joskus syytä inventoida varmuuden vuoksi mikäli käyttäjällä herää epäilys siitä, että saldot eivät ole kohdillaan. Varastomattia voidaan käyttää näissä tilanteissa kätevänä apuna, koska se kulkee aina mukana.
Inventointi listalla
Inventointi listalla on inventointimenetelmä, jossa varaston järjestelmässä tuotteiden varastosaldo on tiedossa ennen inventointia, ja inventoinnin tarkoituksena on varmistaa, paljonko varastossa on kyseistä tuotetta. Tämä menetelmä auttaa selvittämään sen, että tuotteet, joita varastossa pitäisi olla, ovat siellä.
+ Auttaa varmistamaan varaston tarkkuuden ja poistaa vanhentuneita tai väärin laskettuja saldoja
+ Parantaa järjestelmän ja todellisen varastotilanteen vastaavuutta
+ Soveltuu hyvin tuotteille, joiden varastosaldo on periaatteessa tiedossa, kuten vanhentuneet tai loppuunmyydyt tuotteet
− Ei anna laajempaa kuvaa varaston kokonaisuudesta, koska se keskittyy vain tiettyihin tuotteisiin
− Saattaa vaatia paljon manuaalista tarkastelua, mikä voi olla aikaa vievää
− Ei sovi suurten varastojen jatkuvaan hallintaan, koska se keskittyy tuotteisiin, joiden tilanne on periaatteessa tiedossa
Esimerkiksi apteekit ja terveydenhuollon toimijat voivat käyttää listainventointia lääkkeiden kohdalla, joiden varaston tulisi olla tyhjä tietyn ajan jälkeen, esimerkiksi vanhentuneet lääkkeet. Listainventoinnilla voidaan varmistaa, että kaikki kyseiset tuotteet on poistettu varastosta, mikä vähentää riskiä vanhentuneiden tai vaarallisten tuotteiden myynnistä.
Listainventointia voidaan käyttää myös erilaisina variaatioina, kuten selvittämään tuotteet, joiden saldo ei ole ollut ikinä nolla tai tuotteet, joiden erät saattavat olla vanhentuneita sekä tuotteet, jotka muuttuvat epäkuranteiksi syystä tai toisesta.
Inventointi listalla ja Varastomatti
Varastomatti tukee inventointeja listalla, koska siihen voidaan ladata työlistoja pääjärjestelmästä työskentelyn perusteeksi.
Osittainen inventointi / satunnainen inventointi
Osittaisessa inventoinnissa lasketaan vain valittu osa varastosta. Tämä voi perustua satunnaiseen otantaan, varaston järjestelyyn, tapahtumien määrään tai tietyn alueen laskentaan. Myös ihmisen kokemuksen mukaan valitsema osittainen inventointi voi olla hyväkin vaihtoehto, mikäli henkilökunnalla on aiheesta kokemusta.
+ Mahdollistaa joustavuuden ja reagoinnin äkillisiin tilanteisiin
+ Voidaan keskittyä arvokkaimpiin tuotteisiin, mikä parantaa inventoinnin tehokkuutta
+ Voi olla tehokas keino varastonhallinnan laadun tarkistamiseen
+ Vähemmän häiritsevä kuin koko varaston inventointi
− Ihminen on yleensä päättämässä, mikä osa inventoidaan
− Voi olla vaikea suunnitella ja toteuttaa systemaattisesti
− Satunnaisuus saattaa johtaa epäjohdonmukaisuuksiin inventoinnin tuloksissa
− Voi olla monimutkainen toteuttaa
Satunnainen inventointi on yleinen käytäntö yrityksissä, joissa on suuri määrä varastointipisteitä tai joissa halutaan nopeasti tarkistaa tietyn tuotteen saatavuus. Esimerkiksi logistiikkakeskuksissa voidaan käyttää satunnaista inventointia varmistamaan, että tietyt nopean kierron tuotteet ovat aina saatavilla.
Osittainen inventointi ja Varastomatti
Varastomatti tukee osittaista inventointia listalla tai ilman listaa. Siihen voidaan tarpeen mukaan ladata työlistoja pääjärjestelmästä työskentelyn pohjatiedoiksi.
Inventointitapojen yhdistäminen
Eri tapoja yhdistävä inventointi tarkoittaa sitä, että inventointi voi olla esimerkiksi osittain kiertävä ja listaan pohjautuva.
Käyttäjällä voi olla esimerkiksi jonkin alueen lista joka käydään läpi, mutta samalla sallitaan muiden tuotteiden inventoiminen. Tällöin käyttäjälle annetaan ilmoitus siitä, että tuote ei ole listalla, vaikka se varastopaikalta löytyykin. Tässä tilanteessa voidaan toteuttaa jopa yksinkertainen varastosiirto. Varastosiirtoihin suositellaan omaa toimintoaan, mutta jos sellaista ei ole, ongelma voidaan ratkaista myös inventoinnilla. Tällöin tuote inventoidaan nollasaldolle paikalta, jolta se löydettiin ja uudelleen oikealle saldolle paikalle, jolle se siirretään.
+ Tarjoaa enemmän mahdollisuuksia inventoinnin toteuttamiseen
+ Parantaa käyttäjien mahdollisuuksia toteuttaa asiat yrityksen omien tapojen mukaisesti
+ Vähentää tarvetta laajoille manuaalisille inventoinneille
− Vaatii enemmän ennakkosuunnittelua, mikä voi olla myös etu
− Tapojen yhdistäminen vaatii enemmän koulutusta, mutta toisaalta myös tehostaa työtä
Suuret toimijat, joilla on paljon muuttuvia varastosaldoja, käyttävät usein inventointitapoja, joihon yhdistetään useampia elementtejä. Listalla inventointi yhdistettynä sokkoinventointiin on tehokas tapa selvittää myös todellinen saldotilanne. Toinen mahdollisuus on inventoida todellista määrää vastaan, jolloin käyttäjä osaa etsiä tuotteita, joita paikalla ei ole.
Yhdistetyt inventointitavat ja Varastomatti
Varastomattiin voidaan määritellä inventointeja, joissa yhdistetään erilaisten inventointimenetelmien ominaisuuksia. Ohjelmassa voi olla esim. samaan aikaan inventointi listalla, sokkoinventointi ja muita inventointitoimintoja.
Inventoinnin kehittäminen
Eri inventointityypeillä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, ja oikean menetelmän valinta riippuu yrityksen tarpeista, varaston koosta ja toimialasta. Jatkuva inventointi ja kiertävä inventointi ovat usein suosittuja yrityksissä, jotka tarvitsevat reaaliaikaista tietoa varastostaan. Toisaalta vuosittainen ja satunnainen inventointi voivat olla sopivampia pienemmille yrityksille tai erityistilanteisiin. Varastomatti tukee luonnollisesti molempia inventointitapoja.
Esimerkiksi kiertävä inventointi vaatii jatkuvaa reaaliaikaista yhteyttä ERP-järjestelmään, mikä tekee siitä toteutuskustannuksiltaan kalliimman kuin vuosittainen inventaario, joka tehdään erissä siirrettävillä saldotiedoilla. Eri malleja yhdistämällä on yleensä mahdollista löytää kustannustehokkain tapa toteuttaa inventoinnit. Täysin reaaliaikainen inventointi maksaa yleensä enemmän, mutta tehostaa toimintaa merkittävästi. Toisaalta listojen avulla tehtävä inventointi voidaan toteuttaa Varastomatilla erittäin nopeasti ja helposti.
Varastomattiin voidaan konfiguroida erilaisia inventointeja tarpeen mukaan. Varastomatti on Android-sovellus, jonka saat sekä tavallisiiin puhelimiin että ammattikäsipäätteisiin. Varastomatti siirtää tiedot CSV-tiedostoina tai tarvittaessa erikseen toteutettavana reaaliaikaisena integraationa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään.
Tai varaa aika maksuttomaan tarvekartoitukseen, niin voimme jutella inventointiprosessistasi